Gestão de Documentos

Arquivo Público reúne gestores para Planos de Providências

O evento teve o objetivo de estabelecer os procedimentos necessários para elevar a política de Gestão de Documentos nas instituições e diminuir a taxa de congestionamento dos processos no sistema de protocolo.

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A Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, ligada a Secretaria de Estado de Gestão, realizou na última quinta-feira (25.02) reuniões com os gestores das áreas de Arquivo e Protocolo que atuam em todos os Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual. O evento teve o objetivo de estabelecer os procedimentos necessários para elevar a política de Gestão de Documentos nas instituições e diminuir a taxa de congestionamento dos processos no sistema de protocolo.

A Coordenadoria de Gestão de Documentos, composta pelas Gerências Arquivísticas e de Protocolo do Arquivo Público, está trabalhando para estreitar o canal de comunicação com todos os gestores, para que haja melhorias em relação a qualidade dos serviços prestados. “Se um documento for classificado assim que recebido ou produzido na instituição, ele recebe um código de identificação que o remete a um conjunto documental e consequentemente aos prazos de guarda e destinação final”, exemplifica Lucineide Alves, Coordenadora de Gestão de Documentos, que ainda afirma que medidas como estas facilitam o acesso às informações públicas.

 Thiago Ramos, da Secretaria de Estado de Cultura, está há pouco tempo no setor de arquivo da sua unidade e falou sobre a importância da reunião.  “Através da reunião passei a ter uma noção maior das medidas que devem ser adotadas em diversos processos da minha área de atuação, como por exemplo, a eliminação de documentos”, explicou.

A servidora do Mato Grosso Saúde, Lucineide Almeida, também frisou a relevância do evento: “Esse encontro foi muito importante para que os administradores possam ter mais informações a respeito do sistema de protocolo e comecem a utilizá-lo da forma correta”.

O Arquivo Público cria diretrizes, auxilia os Órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual e capacitou em 2015, com a parceria da Superintendência da Escola do Governo, mais de 400 servidores com o curso de Gestão Documental, que em breve será oferecido novamente. O curso é destinado àqueles que trabalham nas áreas de arquivo e protocolo, sendo estendido aos demais servidores caso haja vagas remanescentes. 

“Diariamente documentos são produzidos nas instituições ativas e o papel de todo servidor é preservar essas informações, seja na forma física ou digital”, concluiu a coordenadora de Gestão de Documentos, Lucineide Alves. Para mais informações sobre, legislação, normatização ou demais informações sobre todo processo documental, acesse o site do arquivo:https://www.apmt.mt.gov.br/.